Dersom du skal på tur på egen hånd utenfor Forvaltningsområde 10, har du melde- og forsikringsplikt til Sysselmannen på Svalbard.

Melde- og forsikringsplikten er regulert av Forskrift om turisme og annen reisevirksomhet på Svalbard.Meldeplikten innebærer at du må melde fra til Sysselmannen om turen din dersom det skal foregå utenfor forvaltningsområde 10.Forvaltningsområde 10 er beskrevet i forskriften. Send inn meldeskjema om turen i god tid før den skal starte. I skjemaet skal du blant annet føre inn navn på turdeltakere, hva slags utstyr dere skal ha med samt rutebeskrivelse.En gruppe som reiser sammen skal bare fylle ut ett skjema. Det fortsettes at du har satt deg inn i lokalt regelverk, spesielt miljøregelverket og de sikkerhetsmessige forholdene.

Søk- og redningsforsikring

Etter at Sysselmannen har mottatt det ferdig utfylte meldeskjemaet vil du få beskjed om hvor stor forsikring du må ha for å få lov til å gjennomføre turen. Normalt vil forsikringsbeløpet ligge mellom 75.000 og 200.000 norske kroner. Forsikringen skal dekke eventuelle søk, redningsoperasjoner og pasienttransporter ("search and rescue" - SAR) som måtte bli nødvendig, uavhengig av om det er utvist uaktsomhet og dette må tydelig fremgå av forsikringspapirene. En ordinær reiseforsikring vil normalt ikke dekke eventuelle SAR-kostnader. De fleste må derfor tegne en ny særskilt forsikring for slike turer. Vær oppmerksom på at forsikringen må være gjeldende to uker utover den tiden dere har planlagt å være på tur. Dette på grunn av eventuelle forsinkelser i løpet av turen.

Når du har skaffet deg en søk- og redningsforsikring, skal Sysselmannen ha dokumentasjon på dette. Ta gjerne kontakt med Sysselmannen før du kjøper forsikringen slik at du vet at den blir godtatt. Som dokumentasjon godtas kopi av forsikringsavtale eller original bankgaranti med norsk eller engelsk tekst. 

Svarbrev

Når Sysselmannen har mottatt melding om turopplegg for individuelle, vil du motta et svarbrev med saksnummer og med krav til søk- og redningsforsikring som du er pliktig til å stille. Kravet om søk- og redningsforsikring eller garanti for individuelle reisende er stilt med hjemmel i Forskrift om turisme, feltopplegg og annen reisevirksomhet på Svalbard (FOR-1991-10-18-671). Dette svarbrevet skal være med på turen. Dersom du blir kontaktet av Sysselmannen i løpet av turen på Svalbard skal du kunne vise frem svarbrevet som dokumentasjon på at du har hatt den nødvendige kontakten med Sysselmannen før turen startet.

Rapportering av feltdøgn etter endt tur

Skjema for innrapportering av feltdøgn skal fylles ut umiddelbart etter turen.

Skjema finner du her: Rapportering etter tur på Svalbard